O DIRETOR-GERAL DO CENTRO FEDERAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA DE MINAS GERAIS, autarquia de regime especial vinculada ao Ministério da Educação, no uso das atribuições que lhe são conferidas e
CONSIDERANDO:
i) o disposto no inciso II, do artigo 3º, da Portaria DIR nº 252/20, de 20 de abril de 2020;
ii) o disposto na Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
iii) o disposto no artigo 9º do Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que determina a instituição de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública Federal e
iv) a necessidade de estrutura formal que assegure, por meio de parâmetros científicos, técnicos e operacionais, a conservação e divulgação dos documentos produzidos pela Instituição,
RESOLVE:
Art. 1º Criar a Comissão Geral de Avaliação de Documentos (CGAD), unidade da área meio da Instituição, subordinada ao Arquivo e Memória Institucional.
§ 1º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos é classificada como unidade organizacional não regimental e não administrativa, nos termos da Resolução CD-012/20.
§ 2º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos se caracteriza como comissão permanente, de deliberação colegiada.
§ 3º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos funcionará nas dependências físicas do Campus Nova Suíça — Belo Horizonte, em local a ser estabelecido pelo Arquivo e Memória Institucional (ARQMI).
Art. 2º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos é unidade com competência executiva, deliberativa e consultiva, responsável por definir, orientar e realizar o processo de avaliação, análise e seleção dos documentos produzidos e recebidos pelo CEFET-MG para garantir sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (SIGA), bem como assessorar a Diretoria-Geral em matéria de sua área de competência.
§ 1º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos não possui competência normativa, consoante o disposto no art. 6º da Resolução CD-038/20.
§ 2º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos será presidida pelo Coordenador do Arquivo e Memória Institucional (ARQMI).
§ 3º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos tem seu funcionamento disciplinado pelo Regulamento Geral dos Órgãos Colegiados do CEFET-MG, no que couber.
§ 4º Das decisões da Comissão Geral de Avaliação de Documentos caberá recurso ao Diretor-Geral.
§ 5º As Comissões de Avaliação dos campi do CEFET-MG são corresponsáveis pelo cumprimento no disposto no caput deste artigo.
Art. 3º Compete à Comissão Geral de Avaliação de Documentos, no cumprimento de suas finalidades:
I – Cumprir as determinações contidas no Estatuto, no Regimento Geral e nos demais atos normativos editados pelos órgãos competentes;
II – Assistir a Diretoria-Geral em assuntos de sua área de competência;
III – Aplicar e orientar a aplicação do “Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal”, do “Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES” e da “Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES” pelo CEFET-MG;
IV – Analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo CEFET-MG, tendo em vista a identificação para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor;
V – Analisar os conjuntos de documentos e definir sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
VI – Orientar as Comissões de Avaliação de Documentos dos campi do CEFET-MG;
VII – Receber, analisar e aprovar as Listagens de Eliminação de Documentos enviadas pelas Comissões de Avaliação de Documentos dos campi do CEFET-MG;
VIII – Submeter as Listagens de Eliminação de Documentos geradas pela própria Comissão Geral e pelas Comissões dos campi à autorização do Diretor-Geral;
IX – Elaborar e publicar, no Diário Oficial da União, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, encaminhando cópia para o Arquivo Nacional;
X – Elaborar e publicar, em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico da Instituição, o Termo de Eliminação de Documentos, encaminhando cópia para o Arquivo Nacional.
Art. 4º O Presidente da Comissão Geral de Avaliação de Documentos tem as seguintes atribuições:
I – Cumprir e fazer cumprir as competências estabelecidas para a Comissão Geral;
II – Cumprir e fazer cumprir, em seu âmbito, as determinações contidas no Estatuto, no Regimento Geral, e nos demais atos normativos editados pelos órgãos competentes;
III – Convocar, propor a pauta e presidir as reuniões da Comissão Geral;
IV – Decidir, mediante o voto de qualidade, em caso de empate na votação de uma matéria;
V – Publicizar os atos deliberativos, as ações, os planos de trabalho, os relatórios de acompanhamento e avaliação, e demais documentos e informações relativos à Comissão Geral;
VI – Representar a Comissão Geral de Avaliação de Documentos em assuntos de sua competência;
VII – Exercer outras atribuições que lhe forem designadas ou expressamente delegadas pelo chefe imediato.
Art. 5º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos tem a seguinte composição:
I – Coordenador do Arquivo e Memória Institucional — presidente;
II – 01 (um) servidor arquivista lotado no Arquivo e Memória Institucional — titular e suplente;
III – 01 (um) servidor com graduação ou formação de técnico em Arquivologia — titular e suplente;
III – 01 (um) servidor com formação em Direito — titular e suplente;
IV – 01 (um) servidor com formação em História — titular e suplente.
§1º A participação na Comissão Geral na condição de membro (titular ou suplente) é privativa de servidores do quadro de pessoal do CEFET-MG.
§2º O servidor a que se refere o inciso II assumirá a presidência da Comissão Geral, na ausência ou impedimento do presidente.
§3º Os membros da Comissão Geral serão indicados pelo Diretor-Geral e designados por meio de portaria específica para um mandato de 03 (três) anos, permitida uma recondução automática, caso não haja manifestação em contrário, por igual período. O afastamento poderá ocorrer a qualquer tempo, a pedido ou de ofício.
§4º Para o desenvolvimento das atividades da Comissão Geral poderão ser convidados a integrá-la colaboradores eventuais, podendo ser servidores das unidades organizacionais a que se referem os documentos, bem como servidores ligados ao campo de conhecimento de que trata a documentação objeto da análise, sendo dispensados após a conclusão dos trabalhos.
Art. 6º A Comissão Geral de Avaliação de Documentos (CGAD) se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
Art. 7º Esta Portaria entra em vigor em 01 de setembro de 2022, revogada a Portaria DIR-904/17, de 15 de setembro de 2017.