RESOLVE:

Art. 1º Instituir o processo administrativo eletrônico no CEFET-MG.

Art. 2º Estabelecer que, a partir de 1º/01/2018, os processos administrativos institucionais sejam unicamente produzidos por meio eletrônico, com o uso do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) do Sistema Integrado de Gestão (SIG) do CEFET-MG.

Parágrafo único – Os processos administrativos cujos autos estiverem registrados em meio físico até a data de que trata o caput deverão ser digitalizados e convertidos em processos eletrônicos no SIPAC, caso a sua tramitação ultrapasse 31/12/2018.

Art. 3º A realização do processo de digitalização de documentos e processos em suporte físico será efetivada em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Ótico de Caracteres.

Parágrafo único – Dadas as condições estabelecidas no caput, compete à Secretaria de Governança da Informação definir as especificações técnicas dos documentos digitalizados utilizados no âmbito do CEFET-MG, bem como adotar as providências visando oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.

Art. 4º Compete às Diretorias de Campus, com o apoio Secretaria de Governança da Informação, oferecerem o serviço de digitalização de processos administrativos às comunidades interna e externa aos respectivos campi.

Parágrafo único – No Campus I, o serviço de que trata o caput será realizado pelo Setor de Protocolo.

Art. 5º A abertura dos processos administrativos eletrônico, por meio do SIPAC, será feita pelo interessado.

§ 1º Os documentos digitalizados anexados ao processo eletrônico pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 2º – São exceções ao caput os casos de alunos e pessoas externas ao CEFET-MG, cujos processos serão abertos na diretoria do respectivo campus.

§ 3º – No Campus I, a abertura de processos de que trata o § 2º deste artigo será feita pelo Setor de Protocolo.

Art. 6º – Os documentos recebidos em suporte físico para inclusão em autos de processo eletrônico no SIPAC serão objeto de conferência com o documento original apresentado, sendo que o documento digitalizado resultante deverá ter registro:

I – da data de recebimento;

II – do tipo de documento em suporte físico (original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples);

III – do nome do responsável pela conferência da documentação, consoante art. 12 do Decreto nº 8.539/2015.

§ 1º – O registro de que trata o caput poderá ser feito no SIPAC ou no documento, antes de sua inclusão no SIPAC.

§ 2º – Os documentos juntados ao processo eletrônico nos termos estabelecidos no caput serão considerados cópias autenticadas administrativamente.

Art. 7º – Em casos excepcionais, processos que se comprovem inviáveis de tramitação inteiramente por meio eletrônico por qualquer motivo, inclusive por questões de natureza jurídica, poderão ter tramitação híbrida, em suporte físico e eletrônico, a critério da Diretoria-Geral.

Art. 8º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.